La incorporación de proveedores es un proceso sistemático conocido como gestión de relaciones con proveedores (SRM) que utiliza varios sistemas para investigar, calificar, aprobar, contratar, administrar y realizar pagos a los proveedores de suministros.
En la era digital, la gestión de proveedores a través de hojas de cálculo y otros procesos manuales, ha quedado obsoleto ya que, no solo requiere mucho tiempo y es propenso a errores, también es vulnerable a infracciones e incluso filtraciones de información.
Implementando una combinación de BPM y RPA para automatizar los componentes más críticos del proceso de incorporación de tu proveedor se obtienen múltiples beneficios que se describen a continuación.
La competitividad del mercado está determinada en parte por la gestión eficaz de proveedores y la capacidad de comprar los suministros necesarios al precio adecuado. Agregar bots BPM y RPA que funcionan como asistentes virtuales optimizan la incorporación de proveedores en todo el proceso.
La automatización en la recopilación de datos de rendimiento del proveedor brinda a la empresa la información necesaria para administrar las expectativas, alinear sus compras con los objetivos comerciales y eliminar las redundancias. La automatización agiliza la incorporación de proveedores para disminuir el tiempo de inicio y reducir el desperdicio. En última instancia, puede generar un ROI más alto.
También hay un aspecto esencial de la incorporación de proveedores que gira en torno a las regulaciones locales, estatales, federales, nacionales y globales. Los proveedores deben cumplir con las políticas de la organización y los requisitos internos para minimizar los riesgos de incumplimiento en el futuro.
Es fundamental tener en cuenta que las malas relaciones con los proveedores pueden interrumpir tu cadena de suministro. Por lo tanto, es vital comenzar adecuadamente al hacer que la incorporación del proveedor sea más sencilla para cada parte al automatizar las porciones de comunicación, revisión, aprobación y capacitación. Como resultado, se puede crear una base sólida para una relación esencial y a largo plazo.
Otro componente en la incorporación de proveedores es la de asegurarse de elegir los proveedores correctos; ya que, los proveedores equivocados pueden provocar daños a la reputación de tu negocio. La marca es una extensión de los productos y servicios de tu organización. Cuando se puede automatizar y administrar de manera efectiva la incorporación y el rendimiento de los proveedores, también es posible elevar el prestigio en general.
Adoptar un enfoque estratégico para la incorporación de proveedores mientras se utilizan las herramientas adecuadas, como BPM y RPA, es esencial si se administra más de un proveedor, desde más de una ubicación. Además de promover internamente una mentalidad de uso de la automatización para eliminar las fallas de calidad y costos asociados con la duplicación.
Hay varias consideraciones para determinar la mejor solución de BPM y RPA para la incorporación de proveedores, que incluyen:
Seguridad cibernética incorporada, opciones de autoservicio, integración sin fricción con sus sistemas actuales, automatización adecuada al tamaño de la organización y la cantidad de proveedores que se administran. Si se está planeando una expansión, como la mayoría de las empresas, entonces es fundamental utilizar una plataforma automatizada escalable.
Es importante utilizar una plataforma que integre y agilice los procesos para evitar cuellos de botella. Sin mencionar que es básico implementar una plataforma que cree los registros de auditoría necesarios para la gestión del cumplimiento.
Revisar registros manuales y hojas de cálculo para encontrar información que se necesita, la configuración de pagos o el procesamiento de pagos, consume mucho tiempo y no garantiza la localización de la información correcta. Usando bots RPA se automatiza el descubrimiento de proveedores, se obtienen datos en forma inmediata y en cumplimiento con las regulaciones de privacidad de datos.
La incorporación de proveedores puede ser complicada y llevar mucho tiempo. En el mundo digital de hoy en día, los proveedores están asumiendo roles más destacados. El clima regulatorio va en aumento y las empresas son responsables de generar protocolos eficientes para sus proveedores. Como resultado, la gestión manual no es factible ni competitiva. Por estas razones y más, es importante integrar procesos de incorporación con BPM y RPA para la orquestación de procesos de extremo a extremo.
