Es común sentir que la jornada de trabajo se sale de control. Comenzar el día con un plan definido para hacer cierto número de acciones, pero de pronto aparecen distracciones, nos concentramos en tareas de baja prioridad o simplemente postergamos las cosas. Y ahora, ¿cómo retomar el control del tiempo laboral? Las listas no siempre funcionan, en este artículo describiremos técnicas de productividad que se adaptan a cada personalidad y estilo de trabajo.
Estas tres ideas generales para empoderar la productividad que aplican a diferentes jornadas y espacios de trabajo:
Incrementos graduales. No se puede esperar transformar mágicamente años de hábitos de trabajo de la noche a la mañana. Introducir solo un cambio en la forma de laborar y continuar agregando más a medida que se descubran las estrategias que generan mejores resultados, es el camino más sólido hacia la eficiencia. Pequeños cambios graduales que se convierten en grandes resultados de productividad.
Tiempo bien definido. Ya sea que se traten de controles semanales con un líder de proyecto, reportes en un sistema de seguimiento o de establecer fechas límite propias, la idea de completar un cometido bajo compromiso, generar alta responsabilidad para en la consecución de metas.
Auto-entendimiento. Somos humanos: debemos aceptar que a veces cometemos equivocaciones, nos distraemos y que a veces tenemos días malos. Es más importante asumirlo y seguir adelante más que insistir en los errores.
Multitask: Una imposibilidad biológica
Todos tenemos una cantidad limitada de “ancho de banda cognitivo”, es decir, la cantidad de pensamientos y recuerdos que podemos almacenar en nuestras mentes. El cerebro puede engañarse a sí mismo pensando que tiene más capacidad de la que efectivamente posee, pero realmente está trabajando muy duro para manejar múltiples pensamientos a la vez cuando está transitando entre una tarea y otra. Su capacidad para hacer las cosas depende de qué tan bien pueda concentrarse en una actividad a la vez, ya sea durante cinco minutos o una hora. Si se está tratando de hacer tres cosas a la vez, en realidad se está logrando muy poco.
“La multitarea no es humanamente posible”, dijo Earl K. Miller, profesor de neurociencia en conferencia en el Instituto Tecnológico de Massachusetts.
Al realizar múltiples actividades, se es proclive a cometer más errores. Alternando actividades, las redes neuronales del cerebro deben retroceder para descubrir dónde se quedaron y luego reconfigurarse. Esa actividad adicional hace que disminuya la velocidad y que los errores sean más probables. “Las personas son mucho más eficientes si realizan una sola tarea”, dijo Miller.
Realizar múltiples quehaceres también impide la creatividad. El pensamiento verdaderamente innovador surge cuando permitimos que nuestro cerebro siga un camino lógico de pensamientos e ideas asociados, y esto es más probable cuando nos concentrarnos en un solo camino mental durante un período prolongado. El cerebro es como un músculo: se vuelve más fuerte con el uso. Al igual que con el ejercicio físico, cuanto más fortalezcamos nuestras conexiones mentales centrándonos en una labor descartando lo demás, mejor podremos desempeñarnos.
En medida de las posibilidades, se debe establecer un entorno de trabajo que fomente la realización de una tarea a la vez. Probablemente no sea realista pensar que podemos bloquear horas para una sola acción, pero incluso comprometerse con una sola labor durante cinco minutos puede generar beneficios de productividad.
1. Eliminar distracciones: resistir activamente a la tentación de consultar las redes sociales no relacionadas a la actividad mientras se trabaja en una sola actividad. Es posible que algunos trabajadores deban llegar tan lejos como para instalar programas anti-distracción, que bloquean el acceso a las partes más adictivas de Internet durante períodos específicos.
2. Una sola pantalla: guardar el teléfono celular, apagar un segundo monitor, tabletas o laptops si en ellos se tiene contenidos no relacionados con el trabajo, es importante para la concentración y resolución de un solo problema.
3. Movimiento: si perdemos el enfoque, leemos la misma oración una y otra vez o si la mente se desvía continuamente del tema, hay que levantarnos y caminar brevemente. Un breve paseo por el espacio de trabajo puede cambiar el ánimo, reducir el hambre y ayudar a reenfocar.
4. Trabajo en intervalos: configurar un cronómetro de cinco a 10 minutos y comprometerse con solo una tarea durante esa cantidad de tiempo. Luego permitirse un minuto de distracción, siempre y cuando se regrese a actividad desempeñada por otros cinco o 10 minutos.
La tendencia a distraerse es primitiva, así que entenderlo si lo hacemos es esencial. Surgió en nuestros primeros días como humanos, cuando necesitábamos responder instantáneamente a los leones, tigres y otros depredadores que nos amenazaban. Cada entrada sensorial era profundamente importante, y nuestra respuesta fue una cuestión de vida o muerte. Nuestro cerebro no ha soltado este antiguo mecanismo de supervivencia; todavía anhelamos ese toque informativo en el hombro, sin embargo, no debemos permitir que las distracciones tomen el control de nuestro tiempo laboral.
Afortunadamente, cuanto más trabajamos para enfocarnos en una tarea a la vez e ignoramos las distracciones, más ejercitamos la corteza prefrontal, la parte más evolucionada de nuestro cerebro. Entonces se vuelve más fácil concentrarse.
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