Los procesos comerciales ocurren en todos los niveles de la empresa: desde las empresas emergentes hasta un corporativo internacional con múltiples centros operativos: los procesos comerciales son la clave del éxito. Hemos hablado en múltiples ocasiones del mapeo de procesos, ya que es un tema inagotable y una herramienta altamente poderosa para optimizar y hacer funcional cualquier negocio, en esta ocasión exploraremos los tipos de mapeo y objetivos para implementar este sistema.
¿Por qué debemos mapear los procesos de negocio?
Además de comprender los procesos comerciales, el mapeo de procesos es una herramienta útil para prepararse en auditorías comerciales o una venta, o para medir y realinear los esfuerzos de las personas. Aquí hay algunas razones por las que las empresas mapearían sus procesos:
Objetivos del mapeo de procesos comerciales
El mapeo de procesos de negocios también se conoce como gráficos de procesos. Un mapa de procesos de negocio respalda el cumplimiento del proceso y las normas establecidas. El objetivo principal del mapeo de procesos es proporcionar una representación visual del proceso. Los otros objetivos del mapeo de procesos comerciales se enumeran a continuación:
1. Comunicación
Todo el flujo del proceso está mapeado con precisión, lo que facilita la comunicación de los detalles del proceso a los miembros del equipo y otras partes interesadas. Cuando los nuevos miembros se incorporan al equipo, se les puede entregar un mapa de proceso para que entiendan con claridad.
2. Visibilidad del proceso
Ayuda a las partes interesadas a obtener una visibilidad completa del estado y el rendimiento del proceso. El desempeño de cada tarea se puede monitorear fácilmente y todos los pasos necesarios para lograr un flujo de trabajo se pueden rastrear fácilmente con un mapa de proceso.
3. Estandarización
El mapeo de procesos estandariza el rendimiento del proceso y lo hace más consistente. Los símbolos y notaciones utilizados en el mapeo de procesos estandarizan la forma en que se representa un proceso.
4. Auditoría
La auditoría de procesos se realiza para identificar riesgos operativos y cuellos de botella en un proceso. Un mapa de procesos claramente diseñado hace que sea muy fácil auditar un proceso e identificar mejoras en el proceso.
5. Entrenamiento
Cuando todas las tareas del proceso y sus dependencias se representan visualmente en un mapa de proceso, se vuelve fácil comprender de manera efectiva el flujo del proceso para los nuevos empleados.
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Mejores prácticas en el mapeo de procesos de negocios
El diseño de un mapa de procesos de negocios basado en los principios anteriores se puede lograr con la ayuda de un software confiable, robusto además del personal experto. Aquí hay algunos consejos para el mapeo efectivo de procesos:
Contratar a un profesional calificado o experimentado
Un proyecto de mapeo de procesos puede ir mucho mejor cuando un profesional capacitado o consultor capacitado en metodologías BPM trabaja en él.
Priorizar métricas de procesos
La identificación de métricas de importancia permite hablar de manera efectiva con los datos.
Entrevistar a las partes interesadas una a la vez
En lugar de recopilar información sobre el proceso de un grupo, entrevistar a una o más personas a la vez proporciona información más eficaz y valiosa sobre el proceso.
Cuidar las suposiciones
Se debe estar atento a cualquier suposición que pueda no ser cierta. Cuando los procesos se crean inicialmente, el propietario del proceso puede haber incluido ciertas suposiciones, que pueden no funcionar bien en el flujo de trabajo actual. Para cada paso, siga haciendo preguntas que aclaren las suposiciones.
Revisar y validar
Crear un mapa de procesos es una cosa, revisarlo y validarlo es otro tema. La mayoría de las veces, una revisión de un mapa de procesos brinda nuevas perspectivas sobre el proceso que pueden haberse pasado por alto durante la etapa inicial de creación del mapa.
Seguir estas mejores prácticas ayuda a obtener lo mejor del mapeo de procesos comerciales, lo que permite una automatización fluida y efectiva de los procesos.
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