Las técnicas de mapeo de procesos son un método bien establecido para aumentar la eficiencia y la productividad. Sin embargo, tomarse el tiempo para planificar todos los procesos de una empresa puede resultar abrumador, especialmente en una organización muy grande.
El mapeo de procesos comerciales es una técnica que tiene como objetivo representar los flujos de trabajo de su empresa de manera visual. Al desglosar todos los pasos y representarlos visualmente, las técnicas de mapeo de procesos comerciales facilitan la identificación de cuellos de botella, ineficiencias, redundancia y repetición. Después de mapearlos, es posible maximizar los procesos y hacerlos más eficientes.
Existen muchas técnicas de mapeo de procesos comerciales, desde simples diagramas de flujo dibujados a mano hasta software de mapeo de procesos altamente sofisticado. La técnica qué utilizada en última instancia, depende del tamaño de la empresa y de la complejidad de los procesos que se necesitan trazar.
Llevar a cabo un proyecto completo de mapeo de procesos es una tarea importante ya que ofrece múltiples beneficios más allá de "simplemente" reducir costos y ahorrar tiempo:
Una herramienta de mapeo de procesos permite visualizar todos los pasos individuales en las operaciones de una empresa. Al completar un proyecto de mapeo de procesos, cualquiera puede acceder al mapa de procesos para saber en dónde está ubicado y qué debe hacer a continuación. Eso elimina las discrepancias y fomenta las metodologías de mejores prácticas.
Quizás la parte que requiere más tiempo de unirse a una nueva empresa es aprender cómo funcionan los procesos: a quién acudir para obtener ayuda, qué departamentos son responsables de qué y cuál es la cadena de mando. El mapeo de procesos proporciona información visual accesible sobre dónde se ubica cada departamento y quién supervisa los diferentes procesos, lo que acorta la curva de aprendizaje e inmersión de personal.
Con los procesos claramente trazados, es más fácil analizar e identificar problemas que pudieron haber sido poco precisos de abordar. Luego se puede desarrollar un plan para la mejora constante y eliminar los pasos que se hayan vuelto obsoletos o que sean innecesarios. Por ejemplo, después de una sesión de mapeo de procesos, el equipo de finanzas encuentra que los pagos de facturas de proveedores requieren tres aprobaciones. Deciden eliminar dos de esas aprobaciones y pagar las facturas más rápido y/o automatizar el proceso.
Cuando se puede ver el proceso abiertamente y analizar cómo se lleva a cabo cada etapa, es más fácil ver qué partes del proceso podrían automatizarse más fácilmente. Por ejemplo, cada vez que un cliente realiza una compra en un sitio web, el equipo de comercio electrónico debe copiar y pegar el pedido desde el back end del sitio web en un sistema de inventario diferente. Al ser consciente de este paso manual innecesario, es mucho más fácil automatizarlo.
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Cuando las ventas, el éxito del cliente y el soporte tienen un mapa de procesos definido a seguir, se dedica menos tiempo a pensar en los estos. En cambio, se puede enfocar en brindar un servicio excepcional con confianza, sabiendo que están siguiendo el protocolo correcto.
Al trazar diferentes recorridos de clientes, se pueden crear experiencias personalizadas para cada tipo de cliente, y que aún se encuentren estandarizadas dentro de la empresa.
Saber exactamente cuántos recursos se consumen en cada etapa del proceso y cuántos empleados se requieren significa que se puede escalar de una manera más lógica. Por ejemplo, una empresa necesita contratar miles de nuevos empleados para trabajos de temporada. Por lo general, esto requeriría mucho trabajo manual para publicar anuncios en línea, revisar aplicaciones, incorporar al personal, etc., hacer esto requeriría más personal de recursos humanos. Sin embargo, si se automatizaran muchos de estos procesos, se podría hacer más trabajo sin tener que contratar a profesionales de recursos humanos adicionales.
Como muestran los ejemplos de mapeo de procesos anteriores, llevar a cabo una revisión de los flujos de trabajo actuales y luego optimizarlos brinda múltiples beneficios en varias áreas de la cadena de operaciones de una organización, desde el personal, distribución, proveedores hasta marketing y atención al cliente.
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