¿Qué son los KPI’s?

Los KPI’s (Key performance indicators por sus siglas en inglés) o indicadores clave de rendimiento son los elementos críticos (clave) del progreso hacia un resultado previsto. Los KPI’s proporcionan un enfoque para la mejora estratégica y operativa, crean una base analítica para la toma de decisiones y ayudan a centrar la atención en lo que más importa.

La gestión con el uso de KPI’s incluye la definición de objetivos (el nivel de rendimiento deseado) y el seguimiento del progreso en relación con ese objetivo. Administrar con KPI’s a menudo significa trabajar para mejorar los indicadores principales, que luego impulsarán los resultados secundarios mostrados con retrasos o rendimientos inferiores a los esperados en las previsiones. Los principales indicadores son precursores del éxito futuro; los indicadores retrasados muestran cuán exitosa fue la organización para lograr resultados en el pasado.

Los KPI’s correctos deberán:

• Proporcionar evidencia objetiva del progreso hacia el logro de un resultado deseado.
• Medir lo que se pretende medir para ayudar a informar una mejor toma de decisiones.
• Ofrecer una comparación que mida el grado de rendimiento que cambia con el tiempo.
• Rastrear la eficiencia, la efectividad, la calidad, la puntualidad, la dirección, el cumplimiento, los comportamientos, la economía, el rendimiento del proyecto, el rendimiento del personal o la utilización de los recursos.

“Los KPI’s proporcionan un enfoque para la mejora estratégica y operativa, crean una base analítica para la toma de decisiones y ayudan a centrar la atención en lo que más importa.”

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KPI’s óptimos para medir los objetivos de la gestión de procesos.

Establecer KPI’s es una tarea crucial para cualquier empresa. Sin embargo, es importante recordar que los datos cuantitativos que incluyen el ROI y los costos demoran en calcularse, y no deberían ser el único valor para medir sus objetivos de BPM. Los sitemas de métricas se dividen en 2 según sus objetivos:

KPI’s a largo plazo y sus objetivos comerciales

Antes de llegar a sus KPI’s, tendrá que decidir sobre sus objetivos comerciales más amplios. Es probable que estos sean: aumentar los ingresos, reducir los costos y mejorar la experiencia del cliente. Los KPI’s a largo plazo estarán relacionados con estos; son esas métricas que puede usar para relacionar directamente los cambios menores en los procesos comerciales con sus objetivos comerciales más amplios.

Los siguientes KPI’s a largo plazo se pueden usar para medir los objetivos de gestión de procesos de negocio:

• La cantidad de instancias de cada proceso: el análisis de estas métricas junto con el mes en el que se lleva a cabo el proceso permite un análisis estacional. Podrá ver múltiples procesos y documentos, junto con la cantidad de procesos o documentos que se han calculado en cada paso. Esto podría mostrar información fundamental, como la cantidad de trabajos en la ubicación en los que ha estado un empleado y lo que cada reparación conllevó.
• Tiempo promedio necesario para completar un proceso: conocer el tiempo promedio requerido para completar un proceso o actividad es increíblemente útil para medir sus objetivos de BPM, ya que indicará dónde no cumplió los plazos y ayudará a cumplir los acuerdos de nivel de servicio.
• Tiempo promedio requerido para cada paso del proceso: para descubrir cómo mejorar sus objetivos de BPM y lograr esos objetivos, deberá determinar los cuellos de botella en su proceso y eliminarlos.

KPI a corto plazo y sus objetivos de BPM

Los KPI’s a corto plazo a menudo se denominan «indicadores de tiempo real» ya que proporcionan un análisis a corto plazo de los pasos de su proceso (hasta un minuto o un día). Los KPI’s a corto plazo se pueden usar para medir los objetivos de gestión de procesos de negocio a través de:

• Cuántos procesos se han creado en la última hora: este KPI a corto plazo proporciona información sobre cómo se utiliza un sistema específico, lo que a su vez lo ayudará a predecir y prepararse para los desbordamientos del sistema.
• El tiempo que requiere un paso específico: comprender cuánto tiempo lleva una parte de su proceso significa que puede optimizar su BPM y crear objetivos que sean alcanzables.

Estas métricas son una excelente manera de medir de manera efectiva los objetivos de administración de procesos de su negocio, ya que brindan información sobre las tasas de conversión, los hábitos de los clientes y mucho más. Estos datos se pueden usar para ver dónde se pueden mejorar los procesos de su empresa, lo que ayuda a prevenir fallas en la administración de procesos de negocios.

No existe un camino definido para alcanzar el éxito, sin embargo al establecer sus KPI’s como un valor mensurable para indicar la eficacia con que su empresa cumple sus objetivos comerciales, y que a su vez determinará qué tan bien se han cumplido sus objetivos, será más fácil trazar una ruta hacia el crecimiento.

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