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29 julio, 2019 _ Workflow

Gestión y optimización de tiempo


Herramientas para la gestión y optimización de tiempo

Haz que cada minuto genere beneficios

El tiempo es un recurso muy preciado para cualquier tipo de empresa u organización. No es algo que se “compre”, cuando es desperdiciado no hay forma de recuperarlo. Es por esto que encontrar la ‘fórmula’ para que cada minuto dentro de los horarios de operación cuente es prácticamente imposible.

Bajo este argumento es de vital importancia saber cómo administrar correctamente el tiempo en cada proceso, para contribuir directamente en el aumento de la productividad y la eficiencia de la empresa, qué a su vez, repercutirá en las ganancias y competitividad.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es administrar en forma óptima las horas del día. Se trata de planificar y organizar la cantidad de tiempo que se necesita invertir, para realzar ciertas actividades con el objetivo de obtener un resultado concreto.

La gestión efectiva del tiempo permite planificar y realizar tareas diarias dentro de los plazos establecidos. De esta manera, las actividades no se acumulan y se alcanzan las metas de negocio fácilmente.

Existen innumerables herramientas y metodologías de administración del tiempo que ayudan a realizar las rutinas de trabajo eficazmente en cada minuto del día.

En la actualidad, ya sea para organizar a grupos de trabajo que participan activamente en cada proceso o para tareas repetitivas (candidatas idóneas para sistemas de automatización), es posible convertir la tecnología en un aliado en el proceso de gestión del tiempo.

Los softwares inteligentes que realizan tareas dentro de la operación, resuelven eficazmente la inversión de tiempo que se destina a esas acciones, aprovechando cada minuto y con un alto grado de exactitud.

Por ejemplo, los sistemas digitales enfocados a gestión de procesos funcionan, a partir de la generación de un mapeo de los procedimientos principales de la empresa, a los cuales se les hará un análisis exhaustivo para determinar los puntos débiles, y cuellos de botella, para implementar estrategias específicas como:

Administración de horarios, capacidad de reacción ante una emergencia de personal reasignación de horarios y tareas, notificaciones a cualquier dispositivo móvil vía correo electrónico, promoción de priorización de eventos, definición de tiempos óptimos en general y fechas límite de cierre para todo el flujo.

El seguimiento de tiempo en una interfaz compartida también permite a los directores demostrar transparencia y trabajo en equipo, además de agilizar toda la cadena en tiempos altamente eficientes.

Una buena gestión del tiempo significa un programa planificado y estructurado que cuenta con tiempo adicional para la resolución de problemas o circunstancias imprevistas. Esto es esencial para las organizaciones que dependen de un rendimiento constante para aumentar el retorno de la inversión.

Una vez detectado que se tienen fugas de tiempo en procesos que retrasan la operación, es tarea del líder buscar la solución tecnológica que tenga la capacidad de adaptarse a la medida de las propias necesidades y que la incorporación de esta tecnología no implique una curva de implementación tan grande que acabe por ser inservible a la naturaleza propia de cada negocio.

Una vez adquirido el sistema este deberá añadir valor a la organización y propiciará la optimización de tiempo, con el objetivo de redistribuir los recursos hacia las áreas de la empresa que contribuyan al crecimiento y al logro de metas y objetivos, nuevos o de expansión.

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