La firma electrónica es una tecnología que ya tiene algún tiempo dando vueltas en la atmósfera de la de la implementación digital. En industrias como la bancaria y seguros ha logrado dotarles de un gran impulso debido a la innovación y beneficios que ofrece: ahorros, velocidad y seguridad, qué a diferencia de la firma de contratos presencial, acelera los trámites de compra a cualquier servicio o producto.
La firma electrónica es una serie de datos en línea (entre ellos, la rúbrica personal) asociados a un documento electrónico, cuya función es la de identificar a un consumidor en forma correcta, afirmativa, y asegurando la integridad del documento firmado.
La forma en que una empresa implementará las firmas electrónicas e incluso la interfaz orientada al cliente responderá al tipo de transacción involucrada y a las necesidades y naturaleza de cada organización.
Reducción de recursos y almacenamiento, además de seguridad en las operaciones, también aporta eficiencia y control del proceso, así como acceso inmediato a los datos de cada usuario. Dando como resultado un incremento en la velocidad y la simplicidad de los intercambios comerciales.
No más papeleo, errores o perdida de documentos de incorporación de consumidores. El personal involucrado tiene acceso inmediato a los registros y documentos en el momento mismo que se está realizando la operación, sin importar el lugar donde se realice el alta o solicitud de incorporación al sistema de la empresa.
Todo el proceso de integración de un nuevo consumidor se agiliza asombrosamente, ya que sin importar la ubicación (puede ser desde la calle, la casa, oficina, tiendas, hasta en el lugar físico de la empresa) el usuario puede acceder al sistema y consolidar el contrato de un servicio mediante la firma electrónica.
El papel, los cartuchos de tinta, los cargos de envío, personal móvil y otros costos extraordinarios se eliminan cuando las empresas adoptan la solución de firma electrónica.
Muchos procesos requieren respuestas escalonadas y múltiples pasos como parte de sus flujos de trabajo, pero los flujos de trabajo, –por ejemplo– de RR. HH. probablemente ganen.
No es necesario conservar físicamente archivos físicos de contratos, referencias e historiales, ya que todo el proceso se puede ubicar en línea, en la nube cuyo hospedaje está blindado con altos estándares de seguridad. Lo que permite la liberación de pago de arrendamiento y/o mantenimiento de grandes espacios físicos para almacenamiento. También se evita el riesgo de destrucción de documentos importantes originado por cualquier tipo de siniestro.
La adopción de la firma electrónica es un aliado para las organizaciones que desean obtener mayor control en las transacciones en vivo con los consumidores base (es ideal para empresas que manejan grandes volúmenes de usuarios) y para las empresas en general esta solución es una herramienta poderosa que aporta crecimiento en las ventas e integración de nuevos clientes.
