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7 octubre, 2020 _ Workflow

Correo electrónico: la trampa en tu negocio para perder dinero


Correo electrónico: la trampa en tu negocio para perder dinero

“Para solicitar un reembolso envíe un correo electrónico al área de finanzas”.

“Para solicitar vacaciones, envía un correo electrónico al departamento de R.H.”

“Para dar seguimiento a su pedido envíe un correo electrónico al área de logística”

¿Ocurre esto en tu empresa?

Es sorprendente cómo la gran mayoría de las empresas utilizan el correo electrónico como sistema para el control de la operación.

El inbox saturado es solo una pequeña dificultad que oculta problemas importantes de la empresa. El impacto real se encuentra en la cultura organizacional, la productividad y en la gestión: falta de transparencia, omisión del equipo, dispersión, retrasos, baja trazabilidad y muchos más.

8 errores comunes del uso de correo electrónico para control y gestión

1- Bucles de información

Es muy frustrante cuando se debe responder a una solicitud (o varias), –ya sea de un cliente o de un colaborador– haciendo pausa a las actividades desarrolladas para localizar la información en medio de un mar de intercambios de mensajes. Esto consume tiempo, energía, dinero, baja en la productividad y genera el envío de aún más correos electrónicos. Todo sin dar solución a la petición.

2- Riesgos en el manejo de la Información

No es ninguna novedad que los correos electrónicos son un medio susceptible para hackeos, y un riesgo en el uso indebido de información clasificada. Hoy más que nunca se debe tener cuidado especial en la forma y manejo de datos, ya que una fuga puede representar un golpe a las finanzas y estabilidad de la organización.

3- Incapacidad de monitoreo

Cuando todas las solicitudes se guardan en el inbox de un empleado, el supervisor pierde la competencia para monitorear la operación, perdiendo control, y capacidad en la toma de decisiones.

4- No existen indicadores de desempeño

Sin monitoreo efectivo, es fácil para los miembros del equipo liberarse de la responsabilidad. Con los correos electrónicos, cualquiera puede ser el aprobador, el responsable o el demandante. No hay reglas, registro o control a través de la base de datos. Por tanto, es imposible medir el desempeño del equipo.

5- Sin alertas ni plazos

Para hacer frente a la falta de herramientas de seguimiento, se hace uso de calendarios. Sin embargo, en un aumento de solicitudes, es imposible gestionar todos los recordatorios. Además de poseer una montaña de correos electrónicos, también se tendrá una montaña de respuestas tardías.

6- Dificultad para establecer prioridades

Es imposible establecer prioridades cuando no se saben datos esenciales como; estatus, responsables, fechas límites, etc. Lo que falta en la mayoría de los equipos no es tiempo, sino saber actuar en preponderancia a una situación o demanda. 

7- Falta de disciplina

Sin control, la gente tiende a dar soluciones inmediatas, que impactarán el proceso en unas pocas semanas o meses. Para el líder esto representa un reto porque depende únicamente del talento y el compromiso de su equipo. Además, le impide delegar tareas, ya que no confía en que la tarea se ejecute correctamente.

8- Alta incidencia de errores

Sin control, sin compromiso, sin transparencia y otros problemas, los errores son inevitables y se multiplicará exponencialmente.

La solución definitiva es aquella en la que se define el proceso y hay garantía de que se ejecutará en su totalidad. El proceso puede ser simple pero eficiente, con pocas actividades y a medida que la administración evolucione, se ganará control y sobretodo eficiencia en recursos de tiempo y dinero. 

Elige la mejor plataforma de gestión de procesos, contáctanos juntos podemos planear tu siguiente paso. 

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