Sin importar el tamaño o color de cada organización, en la actualidad la automatización empresarial juega un papel de suma importancia para hacer la diferencia entre la competencia. Es un tema que escuchamos como si se tratara de un asunto exclusivo de los grandes jugadores, sin embargo, la automatización tiene la capacidad de adaptarse a todos los niveles de facturación, brindando los mismos beneficios.
En los ambientes empresariales de medianos a pequeños es común que se realicen los procesos de diferentes maneras, o incluso se omitan según la voluntad de un empleado. Tomemos como ejemplo una cadena de ferreterías, en cada sucursal el gerente marcará ciertos estándares de atención y/o metodologías para alcanzar las metas propuestas por su central. Cada una de estas diferencias de operatividad afectará la rentabilidad de la empresa, los costes, la satisfacción del cliente y la productividad de los empleados.
Toda organización, no importa si es grande o pequeña, tiene clientes, procesos y personas. La automatización posibilita que la experiencia extendida al cliente sea satisfactoria, que los procesos se ejecuten sin problemas y que el personal trabaje de manera más eficiente, incluso si hay tres empleados o mil en la empresa. Cuando los procesos se realizan de manera estandarizada y automática, se vuelven más fáciles de ejecutar y con resultados más eficaces.
Por lo general en una “típica”, una persona responde a un correo electrónico enviado por un cliente, cuando tiene tiempo para atenderlo. Aunque esto puede percibirse como un “toque más personal”, puede obstaculizar la transacción o generar frustración en el cliente. Es mejor si todos los correos electrónicos se responden automáticamente; ofreciendo una respuesta rápida de la empresa y mostrando al cliente que fue escuchado. Después de este primer contacto, eso no necesita ser humano; el empleado analiza el correo electrónico y responde correctamente.
Con los chats en línea, la premisa es la misma, e incluso es posible automatizar de manera que el sistema reconozca una palabra clave en la pregunta de un cliente y dé la respuesta adecuada.
Otro ejemplo es cuando se paga por un servicio o producto. Con la automatización de procesos, es posible ingresar automáticamente en el sistema financiero y los objetivos de la empresa, lo que facilita saber si el objetivo diario está cerca de cumplirse. Si el equipo de TI realiza un cambio, todos son notificados y comprenden cómo afectará esto a su trabajo.
1 – Identificar los procesos: identifique las tareas de su empresa que son constantes y repetitivos, esos son los convenientes para automatizar.
2 – Mapear los procesos: analizar cada paso, cómo funciona el proceso y quién participa en él. De este modo, será fácil identificar puntos de mejora y cuellos de botella, así como tareas ineficientes o innecesarias. En paralelo consultar sobre herramientas de documentación de procesos empresariales será conveniente.
3 – Rediseño: dibujar un nuevo mapa para el proceso implementando los descubrimientos. Involucrar a quienes trabajan con el proceso a diario y mejorarlo.
4 – Ejecute el proceso: al ejecutar el proceso nuevo se debe asegurar de que todos los involucrados estén a bordo y de que todas las mejoras estén listas.
5 – Optimizar: buscar continuamente mejoras. Después de ejecutar el proceso, sin duda surgirán nuevos puntos de mejora o cosas que no funcionaron. Ajustar y ejecutar de nuevo el proceso.
6 – Automatizar: con el proceso ejecutándose de la forma deseada; es el momento de automatizar toda la empresa con las herramientas adecuadas.
Se debe buscar la consultoría y las herramientas adecuadas según las características únicas de cada organización. Los resultados valdrán el esfuerzo y la inversión al ver la mejora de la empresa.
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